برای ارسال مقاله به دانشگاه‌های خارجی، معمولاً این فرایند به دو صورت انجام می‌شود: ارسال به ژورنال‌های علمی بین‌المللی و ارسال به دانشگاه‌ها برای همکاری‌های تحقیقاتی یا پذیرش در مقاطع تحصیلات تکمیلی. در هر صورت، لازم است مراحل مشخصی را دنبال کنید تا بتوانید مقاله یا درخواست خود را با موفقیت ارسال کنید. در اینجا مراحل عمومی برای هر کدام آورده شده است:
۱. ارسال مقاله به ژورنال‌های علمی بین‌المللی
اگر قصد ارسال مقاله به یک ژورنال علمی بین‌المللی (که توسط دانشگاه‌های خارجی منتشر می‌شود) دارید، مراحل زیر را دنبال کنید:
الف. انتخاب ژورنال مناسب:
- مطابقت با حوزه مقاله:
- انتخاب ژورنالی که در زمینه تحقیقاتی شما باشد. به‌عنوان‌مثال، اگر مقاله شما در زمینه علوم پایه است، باید به ژورنال‌های علوم پایه ارسال کنید.
- بررسی اعتبار ژورنال:
- از ابزارهایی مانند Master Journal List (برای ISI)، Scopus, یا Scimago برای بررسی اعتبار و نمایه‌شده بودن ژورنال استفاده کنید.
- بررسی هزینه‌ها:
- بعضی از ژورنال‌ها برای انتشار مقاله هزینه‌ای دریافت می‌کنند (APC: Article Processing Charge). بنابراین، باید هزینه‌ها و سیاست‌های ژورنال را در بخش Author Guidelines بررسی کنید.
ب. آماده‌سازی مقاله:
- مطالعه راهنمای نویسندگان (Author Guidelines):
- هر ژورنال دارای فرمت خاص خود برای ارسال مقالات است. باید مطمئن شوید که مقاله شما با فرمت موردنظر ژورنال تطابق دارد.
- نوشتن Abstract و Cover Letter:
- بسیاری از ژورنال‌ها نیاز به یک Cover Letter دارند که در آن باید توضیح دهید چرا مقاله شما برای ژورنال مناسب است و چگونه می‌تواند به پیشرفت علم کمک کند.
- Abstract نیز باید به‌طور واضح و مختصر چکیده‌ای از تحقیق شما را ارائه دهد.
- بررسی زبان مقاله:
- بسیاری از ژورنال‌ها فقط مقاله‌هایی که به زبان انگلیسی نوشته شده‌اند را قبول می‌کنند. بنابراین، اگر مقاله شما به زبان دیگری است، باید آن را به انگلیسی ترجمه کنید یا از یک ویراستار حرفه‌ای کمک بگیرید.
پ. ارسال مقاله:
- ثبت‌نام در سیستم ارسال مقاله:
- اکثر ژورنال‌ها از سیستم‌های آنلاین مانند Manuscript Central, Editorial Manager, یا Elsevier Editorial System برای ارسال مقاله استفاده می‌کنند.
- آپلود مقاله و اطلاعات نویسندگان:
- بعد از ورود به سیستم، باید فایل مقاله خود را همراه با اطلاعات نویسندگان، چکیده، و کلمات کلیدی آپلود کنید.
- بررسی و ارسال:
- پس از تکمیل فرم‌ها و آپلود فایل‌ها، مقاله را بررسی کنید و سپس ارسال کنید.
۲. ارسال مقاله به دانشگاه‌های خارجی برای همکاری یا پذیرش در مقطع تحصیلات تکمیلی
اگر قصد دارید مقاله خود را برای همکاری‌های تحقیقاتی یا پذیرش در مقطع تحصیلات تکمیلی به دانشگاه‌های خارجی ارسال کنید، مراحل به شرح زیر است:
الف. انتخاب دانشگاه و برنامه تحصیلی/تحقیقی:
- شناسایی دانشگاه‌های هدف:
- به دنبال دانشگاه‌هایی بگردید که در زمینه تحقیقاتی شما معتبر هستند. برای این کار می‌توانید از Google Scholar یا Scopus برای پیدا کردن مقالات مرتبط استفاده کنید.
- مطالعه پروفایل استادان:
- به پروفایل استادان و اعضای هیئت علمی دانشگاه‌ها مراجعه کنید تا مطمئن شوید که آن‌ها به تحقیقاتی مشابه با تحقیق شما پرداخته‌اند.
- بررسی شرایط پذیرش:
- شرایط پذیرش دانشجویان در مقاطع مختلف تحصیلات تکمیلی را بررسی کنید و مطمئن شوید که شما واجد شرایط هستید.
ب. آماده‌سازی نامه و مستندات:
- نوشتن ایمیل به استاد یا دپارتمان:
- در نامه یا ایمیل خود، معرفی مختصری از خود، تحقیق انجام شده و دلیل علاقه‌مندی به همکاری یا پذیرش در دانشگاه هدف را بنویسید. این نامه باید رسمی و مختصر باشد.
- ارسال مقاله و مستندات مرتبط:
- در صورتی که مقاله‌ای دارید که به استاد یا دپارتمان مربوطه ارسال می‌کنید، حتماً آن را به‌عنوان پیوست ایمیل اضافه کنید.
- علاوه بر مقاله، می‌توانید رزومه (CV) خود را نیز ارسال کنید.
- درخواست برای حمایت مالی یا بورسیه:
- اگر نیاز به کمک مالی دارید، می‌توانید درخواست بورسیه یا کمک‌های مالی مرتبط با تحقیق را نیز مطرح کنید.
پ. پیگیری و ارسال مدارک لازم:
- پیگیری درخواست:
- بعد از ارسال ایمیل یا درخواست، معمولاً منتظر پاسخ باشید. در صورتی که مدت‌زمان زیادی از ارسال درخواست گذشته باشد و پاسخی دریافت نکردید، می‌توانید به‌طور مودبانه پیگیری کنید.
- ارسال مدارک و مستندات رسمی:
- در صورت پذیرش اولیه، ممکن است دانشگاه از شما بخواهد که مدارک رسمی و تکمیلی مانند ترجمه مدارک تحصیلی، توصیه‌نامه‌ها، و گواهی زبان (TOEFL, IELTS) را ارسال کنید.
۳. نکات مهم:
- توجه به زمان‌بندی:
- در ارسال مقالات به ژورنال‌ها یا درخواست پذیرش در دانشگاه‌ها، توجه به زمان‌بندی و تاریخ‌های مهم برای پذیرش‌ها یا انتشار مقاله بسیار مهم است.
- اطلاع از هزینه‌ها:
- به‌خصوص در زمینه ارسال مقاله به ژورنال‌ها، باید از هزینه‌های مربوط به پرداخت هزینه داوری یا انتشار مقاله آگاه باشید.
- دقت در دستورالعمل‌ها:
- عدم رعایت دستورالعمل‌های دانشگاه‌ها یا ژورنال‌ها می‌تواند منجر به رد مقاله یا درخواست شما شود. پس حتماً به دقت دستورالعمل‌ها را دنبال کنید.
نتیجه‌گیری
ارسال مقاله به ژورنال‌های علمی یا دانشگاه‌های خارجی نیاز به دقت و پیگیری دارد. ابتدا مجله یا دانشگاه مناسب را انتخاب کنید، سپس مقاله خود را با رعایت فرمت‌های مشخص آماده و ارسال کنید. علاوه بر این، اگر هدف شما پذیرش تحصیلات تکمیلی است، باید به دقت مدارک و نامه‌ها را آماده کرده و درخواست خود را ارسال کنید