زمان مناسب برای ایمیل زدن به استاد
بهترین زمان برای ایمیل زدن به استاد برای اپلای
بهترین زمان برای ایمیل زدن به استاد برای اپلای به عوامل مختلفی بستگی دارد، اما به طور کلی نکات زیر میتوانند به شما کمک کنند تا زمان مناسبی را انتخاب کنید:
زمانبندی آکادمیک:
چند ماه قبل از ددلاین اپلای: معمولاً ۶ تا ۱۲ ماه قبل از ددلاین اپلیکیشن دانشگاه (مثلاً تابستان یا اوایل پاییز برای ددلاینهای زمستان) زمان خوبی است. این نشان میدهد که شما برنامهریزی کردهاید و جدی هستید.
اوایل ترم دانشگاهی: اساتید در ابتدای ترم (سپتامبر/اکتبر یا ژانویه/فوریه) معمولاً مشغول برنامهریزی هستند، اما هنوز حجم کاریشان خیلی سنگین نیست. این زمان میتواند مناسب باشد.
اجتناب از دورههای شلوغ: از ارسال ایمیل در زمان امتحانات (اواخر ترم) یا تعطیلات (مثل کریسمس یا تعطیلات تابستانی) خودداری کنید، چون اساتید ممکن است در دسترس نباشند.
روز و ساعت مناسب:
روزهای کاری: دوشنبه تا چهارشنبه بهترین روزها هستند. اساتید در ابتدای هفته (دوشنبه) ممکن است ایمیلهای زیادی دریافت کنند و آخر هفته (جمعه) معمولاً مشغول جمعبندی کارها یا استراحت هستند.
ساعت کاری: صبح زود (۸ تا ۱۰ صبح به وقت محلی استاد) یا اواسط روز (۱ تا ۳ بعدازظهر) معمولاً زمانهایی هستند که اساتید ایمیلهایشان را چک میکنند. از ارسال ایمیل در ساعات غیرکاری (مثلاً نیمهشب به وقت محلی) خودداری کنید.
تطبیق با منطقه زمانی:
اگر استاد در کشور دیگری است، حتماً منطقه زمانی محل او را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر در ایران هستید و استاد در آمریکا است، اختلاف زمانی ممکن است ۷ تا ۱۱ ساعت باشد. ایمیل را طوری زمانبندی کنید که صبح به دست استاد برسد.
زمانبندی شخصیسازیشده:
اگر اطلاع دارید که استاد در حال حاضر پروژه خاصی دارد یا کنفرانسی در پیش است، سعی کنید ایمیل را بعد از این رویدادها ارسال کنید تا توجه بیشتری به آن شود.
اگر از قبل با استاد مکاتبه داشتهاید، به پاسخهای قبلی او توجه کنید. مثلاً اگر معمولاً صبحها پاسخ میدهد، سعی کنید ایمیل بعدی را در همان زمان ارسال کنید.
نکات اضافی:
ایمیل مختصر و حرفهای: زمانبندی مهم است، اما محتوای ایمیل (معرفی کوتاه، اشاره به تحقیقات استاد، و دلیل علاقهمندیتان) تأثیر بیشتری دارد.
فالوآپ: اگر بعد از ۱ تا ۲ هفته پاسخی دریافت نکردید، میتوانید یک ایمیل مودبانه برای پیگیری ارسال کنید. بهتر است این ایمیل را هم در روز کاری و ساعات مناسب ارسال کنید.
پیشنهاد عملی: اگر برای پاییز ۲۰۲۶ اپلای میکنید، اوایل پاییز ۲۰۲۵ (سپتامبر تا اکتبر) زمان خوبی برای اولین ایمیل است. ایمیل را صبح دوشنبه یا سهشنبه به وقت محلی استاد بفرستید. برای تنظیم زمان ارسال، میتوانید از ابزارهایی مثل افزونههای ایمیل (مثل Boomerang در Gmail) استفاده کنید که ایمیل را در زمان مشخص ارسال میکنند.